ブロガーってあんまりイベント開いたりするイメージありません。バカプランナーさくさくです。
イベントって自分で開いたことありますか？やってみたいって思ったこともやってないから諦めるんではなく、自分で開催しちゃえばいつでもやることができます。今回はイベントの開き方や集客の方法なども教えていきたいと思います。
今までやってみたいことやってみる協会としてイベントをやってきて、自然とついてきたスキルなのでタメになると思います。
イベントを開くためまでの流れ
1.どんなイベントを開くのか決める
2.会場日時を決める
3.告知をする
4.準備する
5.イベントの開催をする
6.イベント終了後に連絡をする
大まかな流れはこのような形です。 やってみたいことやってみる協会の開催した『大人になっても運動会』というイベントに沿って説明していきたいと思います。
どんなイベントを開くのか決める
やってみたいことは何なのか？決めます。 今回は運動会をやってみたいと思ったので、開催することを決めました。 またイベントのタイトルとキャッチコピー（副題）も決めてください。 今回は『大人になっても運動会〜運動会は子どもだけのものじゃない〜』と決めました。
タイトル案はいくつかあったので参考に挙げておきます。
・『大人の運動会』・・・エロいからなし！
・『運動会フェス』・・・イベント内容がよくわからない感じ。
・『大人de運動会』・・・しっくりこない！
・『THE運動会』・・・これもしっくりこない！
運動会というコンテンツだったので今回はタイトルを付けるのは簡単に出来ました。運動会は子どものものというイメージが強かったので、副題に〜運動会は子どもだけのものじゃない〜とつけました。
一目でわかりやすくしておくと目を引いて参加者も増える可能性があります。また副題には参加者の心に響く言葉を選んで決めましょう。タイトル選びは非常に大事なものだと考えています。
・『HORN TRAIN』
・『都電貸切音楽ライブ』
・『先生！面白いってなんですか？』
・『せっけんカーリング大会』
・『日本でトマト祭り』
・『40人でLINEスタンプを作る会』
・『利き水選手権』
・『萌えコスプレ熱波』
今までやってみたいことやってみる協会の開いたイベントではこのようなイベントがあります。
会場日時を決める
会場はどんな場所がいいのか？イベントによって適した場所を選ぶ必要があります。イベントによって使う場所も変わってきます。今回の場合はまず外でやるのか、中でやるのかまた参加者はどれくらい来るのか考える必要があります。
参加者は知り合いを含めたらざっくり100人くらい集められそうだったので参加人数は100人を想定しました。参加人数によって会場の大きさなども変わってきます。今回は雨を降ったときにも開催できるように体育館での開催を決めました。
体育館は区の運営する場所が多いので自分が住んでいる区の体育館などがいいでしょう。区の施設の場合、格安で借りれることができるのと、キャンセル料もかからない場合もあります。陸上競技場などはお金も結構かかってしまうこともあったので今回は体育館での開催を決めました。
初めてイベントを開くときにリスクがあるのは場所代ともし開催できなかったら場合などのキャンセル料などがあります。日時はある程度人数を集めたい場合は土日での開催がオススメです。また連休などには旅行をしたりする人もいるので避けた方がいいでしょう。
告知をする
最初から100人規模のイベントをやるのは難しいことなので、小規模での開催をオススメします。仲のいい知人などを集めて開催するのが最初はいいでしょう。FacebookやTwitterなどのSNSを利用して友達に声をかけてみましょう。
Facebookでイベントページを作成することをオススメします。その際には下記の情報を載せてあげると参加者にも親切です。
・イベント名、イベント内容
・日程、場所 ・タイムスケジュール
・料金
・定員
・参加方法
・持ち物
・懇親会（イベント後にあれば）
準備する
イベントの成功は準備が成功のキモになります。準備した方がいいものはこちらです。
・会場の下見
・会場でできることを考える（運動会の競技内容）
・買い出し（運動会で使う道具と打ち上げ用の飲み物と食べ物） 名前のシールなどあると参加者同士が名前を覚えることが出来るのでオススメです。
・ポスター作り（これがあるだけでイベント感が高まります。） →ポスターの作り方については後日書きます。
・当日のマニュアルを作る 手間はかかりますが、気づいたことをメモしているだけでも役に立ちます。 当日のスケジュールと担当者、やることを時間ごとに書いておくことでスムーズにイベントが進みます。このときに時間には少し余裕を持たせることが必要です。片付けの予定なども組み込んでおきましょう。
・ホームページや決済サイトを作る イベントの告知のためのホームページや事前決済にしたい場合は決済サイトを作ります。
→ホームページの作り方は後日書きます。
イベントの開催をする 当日は準備が必要な場合は時間に余裕を持って入りましょう。当日にすることは会場の準備と受付の準備、音声などの器具の確認などをしましょう。
最初は知らない人同士なので主催者側が積極的に参加者に話しかけるようにした方がいいです。作ったマニュアルをもとに進行していきます。マニュアル通りにいかないことがよくあるので、臨機応変に対応出来るようにしましょう。
イベント終了後に連絡をする
イベント終了後には感謝の連絡を送りましょう。連絡をすることで参加者と友好な関係が築けます。 次回のイベントが決まってる場合にはその連絡をするのもいいでしょう。SNSなど繋がっていない人とは繋がっておくとまたイベントに参加してもらえるかもしれません。
このような形でイベントの開催をすることが出来ます。イベントを開催することは一人では中々難しいものです。仲間の協力も借りながら、イベントの成功へと導いて欲しいものです。 何事もやってみたいとわからないことなので一回イベントの主催者になってみてください！